Es gibt gesetzliche Vorgaben an Unternehmer, die gar nicht so leicht zu erfüllen sind. Die GoBD-konforme Email-Archivierung ist ein gutes Beispiel dafür. Wir haben die Lösung.
Das Problem: Die GoBD fordert eine manipulationssichere Ablage aller geschäftlich relevanten E-Mail- Korrespondenz für einen Zeitraum von sechs Jahren.
Die Lösung: Ein- und ausgehende E-Mails werden zum Zeitpunkt ihres Auftretens umgehend ohne Zeitverzug an einen separaten Archivserver weitergeleitet und dort automatisiert chronologisch und schreibgeschützt eingeordnet. Nachträgliche Veränderungen oder Löschungen archivierter E-Mails sind nicht möglich. Jedem Anwender wird ein Zugang zum Archivserver mit nur lesender Berechtigung bereitgestellt. Über handelsübliche Mailprogramme kann auf das Anwenderkonto zugegriffen werden, um z.B. E- Mails zu kopieren.
Die Ablage der archivierten E-Mails erfolgt nach Benutzerkonten, Zeit und Richtung (eingehend oder ausgehend).
Selektion der E-Mails
Die Auswahl, welche E-Mails prinzipiell archiviert werden sollen, wird i.d.R. über den Domainnamen bestimmt. Hat ein Nutzer mehrere Domains, so kann für jede Domain separat festgelegt werden, ob die dazugehörenden E-Mails archiviert werden sollen, oder nicht.
Eine Selektion nach beliebigen detaillierteren Kriterien ist ebenfalls möglich, auch etwa durch Angabe einzelner Mailadressen, oder eine ganze Domain ohne einzelne Mailadressen u.v.m. Solche individuellen Einstellungen erfolgen nach expliziter Anfrage.
Zugriff auf das Archiv
Auf das Archiv kann mittels eines handelsüblichen Mailprogramms zugegriffen werden. Für das Archiv gibt es nur Leserechte, Emails können also nicht verändert werden. Somit ist die Vorgabe der “Manipulationssicherheit” erfüllt.
Angenehmer Nebeneffekt:
Sie erhalten ein Backup Ihrer Emails und somit einen Schutz vor Datenverlust.
Wichtige Einschränkung: Kunden- oder Lieferantenrechnungen können auf diesem Weg zwar gesichert werden, dies entspricht jedoch nicht hinreichend den fiskalischen Anforderungen. Daher müssen diese in separaten Verfahren, etwa innerhalb einer Faktura-Lösung oder durch Upload zu DATEV o.ä., separat archiviert werden, was nicht Bestandteil dieses Dienstes ist.
